Organisaatioviestintä

Mitä on organisaatioviestintä?

Organisaatioviestinnässä tulkitaan asioiden tilaa, jotka koskevat yhteisön ja sen jäsenten toimintaa ja tämä viestitään muille verkoston kautta (Åberg, 2010). Esimerkkinä toimitusjohtaja kertoo työntekijöille yrityksen strategiasta ja tavoitteista.

Organisaatioviestintä jakautuu sisäiseen sekä ulkoiseen viestintään. Sisäinen viestintä on viestintää organisaation sisällä esimerkiksi työntekijöille, ja ulkoisessa viestinnässä taas viestitään organisaation ulkopuolelle. Sisäinen ja ulkoinen viestintä viestii samaa asiaa, mutta eri tavalla kohteesta riippuen. (ProCast, 2018).

Esimerkkinä edellä mainitusta voidaan käyttää strategiasta viestimistä. Omalle henkilöstölle siitä voitaisiin viestiä työntekijän näkökulmasta, tuoden strategia esille käytännön työn näkökulmasta. Ulkoisille sidosryhmille strategia voitaisiin esitellä tiedotteen tai esityksen muodossa painottaen strategisia tavoitteita sekä sitä, miten strategia näkyy yhteistyössä.

Organisaatioviestinnässä voidaan käyttää välineinä:

• Slackia
• Toimistusjohtajan kirjettä tai infotilaisuutta, vähintään kerran kvartaalissa. Tarkoituksena käydä läpi strategiaa, tulevia tavoitteita ja aiempien tavoitteiden saavuttamista
• Henkilöstön tai osaston kokoontumista viikon tai kahden välein. Tässä käydään läpi, mitä ollaan tehty, tullaan tekemään sekä muita ajankohtaisia asioita organisaatiossa
• Intraa
• Toimitusjohtajan kiertämistä yksiköissä

Viestinnässä on tärkeää käydä kronologisesti läpi asioita. On tärkeää vertailla, millaista oli ennen ja millaista nyt sekä kuinka pitkälle on päästy. Lisäksi organisaatioviestinnän tulisi olla yhdenmukaista. (ProCast, 2018). Kirjoittajan organisaatiossa toimitusjohtajan infotilaisuus kvartaaleittain noudattaa tätä kaavaa. Esitelmässä käydään ensin läpi, mitkä olivat tavoitteet, mitä niiden saavuttamiseksi tehtiin ja miten onnistuttiin. Sen jälkeen keskitytään tulevaisuuden tavoitteisiin sekä siihen, miten ne saavutetaan ja mitkä niiden vaikutukset orgnisaatiolle ovat.

Sisäistä viestintää on yrityksessä myös jaoteltu koskemaan toimihenkilöitä sekä tuotannon työntekijöitä. Esitykset on kirjoitettu hieman eri asioita painottaen ja eri näkökulmasta, jotta työntekijät kiinnostuvat aiheesta, ymmärtävät sen merkityksen omalle työlleen ja sisäistävät asiat paremmin.

Kirjoittajien organisaatioissa viestintä oli hyvin samankaltaista. Toisen kirjoittajan entisellä työpaikalla organisaatioviestintää toteutettiin viikottaisilla tiimipalavereilla ja kuukausittaisilla yksikköpalavereilla, toisen kirjoittajan työpaikalla taas viikkopalaverilla sekä toimitusjohtajan koko henkilöstön infolla kvartaaleittain.

Kummankin työpaikalla käytettiin myös paljon intraa, jonne päivitettiin yritykseen ja sen henkilöstöön liittyviä tietoja ja julkaistiin säännöllisin väliajoin ajankohtaisia uutisia. Intra on mielestämme helppo ja monipuolinen sisäisen viestinnän menetelmä, koska sillä saavutetaan lähes kaikki työntekijät nopeasti.

Koulutuksia uusille työntekijöille järjestettiin toisessa organisaatiossa kuukausittain, ja toisessa organisaatiossa neljä kertaa vuodessa. Näissä koulutuksissa yrityksen johtavat henkilöt kertoivat uusille työntekijöille yrityksestä, strategiasta, tavoitteista sekä eri osastojen toiminnasta.

Organisaatioviestinnän merkitys

Kirjoittajien mielestä sisäinen organisaatioviestintä koskettaa jokaista työntekijää. Organisaation asioista tiedottaminen on oleellista työntekijöiden ja yrityksen johdon välisen avoimuuden ja luottamuksen rakentamiseksi ja ylläpitämiseksi. Jokainen työntekijä on sisäisessä viestinnässä mukana vähintäänkin sähköpostien lähettämisen kautta. Siksi jokaisen organisaation jäsenen pitäisi ymmärtää sen merkitys, ja olla osaltaan rakentamassa avointa viestintäkulttuuria yrityksessä.

Strategiasta viestiminen

Organisaation jäsenten olisi tärkeää ymmärtää yrityksen strategian merkitys ja sisältö, sekä olla osaltaan mukana sen toteuttamisessa. Strategian muuttuessa on tärkeää tuoda esille mitä tapahtuu, miksi ja miten, jotta työntekijöiden motivaatio säilytetään. Strategiasta tulee viestiä myös ulkoisille sidosryhmille. (ProCast, 2018).

Toisen kirjoittajan organisaatiossa on juuri tänä syksynä otettu käyttöön uusi strategia. Toimitusjohtaja piti strategiasta esittelyn yhteisesti koko henkilöstölle. Sen lisäksi osastotasolla käytiin osastonjohtajien johdolla läpi strategian merkitys, sen toteuttamisen menetelmät sekä tavoitteet. Organisaatiossa otettiin käyttöön myös strategisen osaamisen arviointi ja kehittäminen kehityskeskusteluiden yhteydessä.

Lähteet:

ProCast (2018). Kaikki alkaa strategiasta ja sen viestinnästä. Haettu 21.10.2019 osoitteesta https://player.fm/series/procast/jakso-5-kaikki-alkaa-strategiasta-ja-sen-viestinnst.

Procast (2018). "Viestinnällä luodaan melkein kaikki arvo". Haettu 15.10.2019 osoitteesta  https://player.fm/series/procast/jakso-7-viestinnll-luodaan-melkein-kaikki-arvo

Åberg, L. (2010). Johdatus viestintään, teema 2: Organisaatioviestintä Power Point esitys. Haettu 15.10.2019 osoitteesta https://blogs.helsinki.fi/aberg/files/2010/01/jv1002.pdf